Tietosuojaseloste

1. Rekisterinpitäjä
Rauhankone ry
2. Rekisteristä vastaava yhteyshenkilö
Yhteyshenkilö rekisterin pitoa koskevissa asioissa: Johanna Honkela
Osoite: Sarvastonkaari 3 O 58, 00840 Helsinki
Puhelinnumero: +358401480361
Sähköpostiosoite: rauhankone.yhdistys@gmail.com
3. Rekisterin nimi
Rauhankone ry:n jäsenrekisteri, jäsenten eri tapahtumien osallistujarekisteri ja rekisteri yhteistyökumppaneista.
4. Oikeusperuste ja henkilötietojen käsittelyn tarkoitus
EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste on yhdistyksen lakisääteinen velvoite ylläpitää jäsenrekisteriä ja jäsensuhteen sekä
kumppanuussuhteiden hoito.
Henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on jäsensuhteen luominen ja ylläpito, yhdistyksen toiminnasta viestiminen, palvelujen tarjonta, jäsenkyselyt, jäsen- ja osallistumismaksujen laskutus ja niiden seuranta sekä muu toiminta yhdistyksen säännöissä mainitun tarkoituksen toteuttamiseksi. Jäsen voi milloin tahansa kieltää tietojen käytön suoramarkkinointiin. Tarkoituksena on myös kumppanuussuhteiden luominen ja ylläpito.
5. Rekisterin tietosisältö
Rekisteriin tallennettavia tietoja ovat: henkilön nimi, kotipaikka, yhteystiedot (puhelinnumero, sähköpostiosoite, osoite), oppiarvo ja ammatti, henkilötunnus, koulutus- ja työpaikkatiedot, henkilön luottamustehtävät Rauhankoneessa, tiedot Rauhankoneen tilaisuuksiin osallistumisesta, jäsenlaji, tiedot jäsen- ja osallistumismaksuista ja muut jäsensuhteeseen liittyvät tiedot (liittymis- ja
eropäivät). Kannatusjäsenenä olevasta oikeushenkilöstöstä rekisteriin tallennetaan oikeushenkilön virallinen nimi, rekisteritunnus sekä yhteyshenkilön nimi, osoite-, sähköpostiosoite- ja puhelinnumerotiedot.
6. Säännönmukaiset tietolähteet
Rekisteriin tallennettavat tiedot saadaan jäseneltä hänen liittyessään jäseneksi tai päivittäessään tietojaan, jäsentilaisuuksissa ja muissa tilanteissa, joissa jäsen luovuttaa tietojaan. Yhteistyökumppanien tiedot saadaan kumppaneilta itseltään kumppanuussuhteiden syntyessä ja niiden aikana. Suoramarkkinointikielto tallennetaan jäsenen erillisen ilmoituksen perusteella.
7. Tietojen säännönmukaiset luovutukset ja tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle
Rauhankone ry voi käyttää kolmansia palveluntarjoajia kuten maksu- ja tilitoimistopalvelujen tarjoajia suorittamaan tiettyjä henkilötietojen käsittelyä sisältäviä tehtäviä puolestaan.Rauhankone ry ei myy tai luovuta jäsenen tietoja ulkopuolisille eikä myöskään EU- ja ETA-alueen ulkopuolelle. Mikäli sovellettava laki sitä vaatii, henkilötietoja voidaan siirtää tai luovuttaa viranomaisille. Tietoja voidaan julkaista siltä osin kuin niin on sovittu rekisteröidyn kanssa.
8. Rekisterin suojauksen periaatteet
Rekisterin käsittelyssä noudatetaan huolellisuutta. Tietojärjestelmien avulla käsiteltävät tiedot suojataan asianmukaisesti. Kun rekisteritietoja säilytetään Internet-palvelimilla, niiden laitteiston fyysisestä ja digitaalisesta tietoturvasta huolehditaan asiaankuuluvasti. Rekisterinpitäjä huolehtii siitä, että tallennettuja tietoja sekä palvelimien käyttöoikeuksia ja muita henkilötietojen turvallisuuden kannalta kriittisiä tietoja käsitellään luottamuksellisesti ja että niitä käsittelevät vain ne jäsenet, toimihenkilöt tai kumppanit, joiden tehtäväkuvaan se kuuluu. Vaitiolovelvollisuus sitoo kaikkia asiakasrekisteritietoja käsitteleviä henkilöitä. Tietoja kerrotaan tai luovutetaan ulkopuolisille vain jäsenen omasta pyynnöstä tai viranomaisen lakiin perustuvasta pyynnöstä. Jäsenten nimitiedot luovutetaan yrityksille ja yhteisöille, joihin yhdistys järjestää vierailuja ja joita tietoja tilaisuuksien järjestäjä turvallisuus- tai muista vastaavista syistä edellyttää. Järjestelmä on suojattu teknisin ratkaisuin.
9. Jäsenen oikeudet rekisteröitynä henkilönä
Tarkastusoikeus
Henkilötietolain 26 §:n mukaan jäsenellä on oikeus tarkastaa itseään koskevat rekisteritiedot ja saada niistä pyydettäessä rekisteröidyt tiedot. Jäsen voi käyttää oikeuksiaan lähettämällä sähköpostin rekisterin pitäjän yhteyshenkilölle. Palveluihin rekisteröityjen käyttäjien tulee ensisijaisesti tehdä pyyntö siitä sähköpostiosoitteesta, joka on rekisteröity kyseisen palvelun käyttäjätietoihin. Pyynnön vastaus lähetetään tähän sähköpostiosoitteeseen.
Oikeus vaatia tiedon korjaamista
Rekisterinpitäjän on ilman aiheetonta viivytystä oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta oikaistava, poistettava tai täydennettävä rekisterissä oleva, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellinen, tarpeeton tai vanhentunut henkilötieto.
Oikeus vaatia tiedon poistamista
Jäsen voi myös pyytää poistamaan henkilötietonsa järjestelmistä. Tämän edellytyksenä on eroaminen Rauhankone ry:stä. Jäsenyyden päättymiseen jälkeen henkilötietoja säilytetään enintään kymmenen vuoden ajan jäsenyyden päättymisestä yhdistyksen oikeutetun edun perusteella, mahdollisiin oikeusvaateisiin puolustautumisen takia (KHO 2017:15).
Valitusoikeus
Lisäksi jäsenellä on lainsäädännössä taattu oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle, erityisesti siinä jäsenvaltiossa, jossa jäsenellä on vakinainen asuinpaikka tai työpaikka, taikka jossa väitetty henkilötietoasetuksen rikkominen on tapahtunut. Suomessa kyseinen valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutettu.